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Oxford Group Educación Corporativa Ejecutiva Asesoría y Consultoría

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Dedicada a brindar servicios de Capacitación, Consultoría, Asesoría a ejecutivos, profesionales, estudiantes y organizaciones, tanto del sector público como privado, en diversos formatos, programas corporativos y otros servicios académicos y profesionales. Ofrecemos paquetes de Consultoría y Asesoría, de acuerdo a las necesidades de cada organización. www.oxfordgroup.edu.pe


“Consultoría para Fundación Desarrollo”

Publicado por sales@redglobeperu.com activado 20 Enero 2014, 21:38pm

Etiquetas: #Estrategia

“Consultoría para Fundación Desarrollo”

La “Fundación Desarrollo” que viene trabajando en  Cajamarca, lleva a cabo diversos proyectos de educación, salud, infraestructura, fortalecimiento empresarial entre otros rubros.

Anualmente tiene a su cargo más de 160 proyectos de diversa escala, los cuales vienen siendo ejecutados por diversas instituciones especializadas.  Cada uno de los proyectos tiene diversos objetivos y metas, las cuales deben ser supervisadas  por los profesionales a cargo de la fundación.

Asimismo, mensualmente se solicitan informes de ejecución de los recursos transferidos y los logros y resultados que se deben reflejar en cumplimiento de objetivos y metas con sus respectivos indicadores.

En los últimos años la fundación ha crecido impetuosamente como parte del compromiso de ejecutar los fondos asignados por una empresa minera.

En función del crecimiento en la cantidad de proyectos y sobre todo porque es necesario realizar un  pertinente monitoreo a los proyectos; con un adecuado seguimiento y teniendo en cuenta que las empresas mineras, principales clientes, vienen solicitando una mayor precisión en los indicadores, tiempos y espacios. La Fundación decide tomar los servicios de una empresa especializada en elaborar un sistema de monitoreo que permita conocer de forma rápida los avances de los proyectos.

Para ello se elaboran los términos de referencia y se buscan empresas con experiencia en el rubro, lográndose identificar a la empresa Soluciones Bobadilla, quien es propuesta por la Directora de la Fundación, quien mostro relativo interés por esta empresa.

Cuando se seleccionó a la empresa, la propuesta económica de la empresa Soluciones Bobadilla era una de las más altas, y su propuesta técnica era interesante, porque se proponía elaborar un sistema muy complejo que permita al sistema arrojar reportes de diversa índole y permitir  a los ejecutores de los proyectos ingresar fácilmente su data.

Finalmente se seleccionó entre las diversas propuesta a la empresa Soluciones Bobadilla, habiendo otras propuestas muy interesantes y con una menor propuesta económica.

Sin embargo en la fundación, las razones de la toma de decisiones se concentran en una sola persona, la directora, que de forma arbitraria selecciona a las empresas que van a ser parte de los trabajos que se preparan, sin respetar los procesos de selección.

Se inicio el proceso de la consultoría y la empresa consultora presento su plan de trabajo, sostuvo reuniones con los representantes de la Fundación y con las instituciones ejecutoras de los proyectos,

Presento su primer avance, con resultados según el alcance. Luego la fundación solicito algunas mejoras que fueron tomadas en cuenta.

Para el segundo avance, se noto que el sistema tenia irregularidades y que no funcionaba correctamente, por lo que se solicito implementar mejoras a fin de que se pueda acceder y navegar en el sistema de monitoreo obteniendo datos, reportes, informes, etc.

Sin embargo ante las observaciones encontradas, autorizaron el desembolso de su tercer pago, lo cual dejo sin piso al equipo de la fundación que estaba a cargo del proyecto. De esto último se valió la empresa consultora para solicitar una reunión con la directora de la Fundación y solicitar se le adelante su último pago, aun sin haber terminado el trabajo. El equipo a cargo de la fundación fue sorprendido cuando tomo conocimiento de esto.

Luego cuando se presento la versión final del sistema, los problemas fueron mayores, porque el sistema no había mejorado, por el contrario como manejaba información más compleja  las aplicaciones se colgaban e incluso no permitía el ingreso de información. En pocas palabras no servía el sistema que costó un dineral.

Análisis:

Aspectos positivos

Para la consultoría en mención se elaboró los términos de referencia a fin de que se pueda contemplar todos los aspectos del alcance del proyecto, lo que indica que se siguieron los procedimientos para la contratación de una empresa consultora.

Se tomo las previsiones del caso para evitar el incumplimiento de la empresa. Esto se reflejaba en los tiempos que tenía la empresa consultora y las responsabilidades en cada fase, así como los entregables que debía presentar.

El equipo de la fundación a cargo estuvo haciendo el seguimiento de forma permanente.

El propósito del sistema era ayudar a realizar un pertinente monitoreo de los proyectos.

 

Aspectos negativos

La selección del consultor fue sesgada por afinidad y amistad del consultor con la directora de la fundación.

La empresa consultora no levanto las recomendaciones del segundo entregable que fueron apreciados en la entrega del último entregable.

El hecho que se la haya quitado respaldo al equipo que estaba a cargo del seguimiento del proyecto en la fundación, origino que la empresa consultora trate directamente con la directora de la fundación.

La directora en su afán de mantener la relación de amistad tuvo un trato muy blando con la empresa consultora y permitió que se reste poder de negociación a su equipo a cargo del proyecto.

No se respetaron los términos de referencia en condiciones, tiempo, etc.

La directora culpó al equipo de seguimiento indicando que no se desarrollaba un adecuado trabajo. Por ello sorprendió una vez más al equipo encargado de seguimiento y contrato a un profesional para que haga el seguimiento. Tomando la decisión de que este proyecto lo manejaría la directora con el profesional contratado.

A la fecha el sistema no funciona, la respuesta de la empresa consultora es cada vez más lenta y muestran menos interés en el tema, llegando incluso a delegar a profesionales que recién  ingresaron a la empresa para que se encarguen de este proyecto.

Habiendo sido cancelado el 100% del proyecto a la empresa consultora, la fundación no tiene el poder de negociación para solicitar mayor agilidad y que se termine este proyecto, el cual lleva casi 3 años. El tiempo inicial era de 9 meses según los términos de referencia.

Conclusiones:

·         Los procesos para las consultoría son importantes que se respeten a fin de que las condiciones del contrato se mantengan y permitan para la empresa consultora y para el contratante tener elementos de juicio que ayuden a que el trabajo solicitado se cumpla.

 

·         Es importante que la relación con la empresa consultora se mantenga en el mismo nivel a lo largo de todo el proceso de la consultoría.

 

·         Proyectos de consultoría pueden terminar si no se respectan a las personas, acuerdos, tiempos, originando altos costos.

 

·         La selección de la empresa consultora es un aspecto relevante que puede llevar al éxito o fracaso del proyecto de la consultoría.

 

·         Los altos directivos deben medir su intervención, puesto que si actúan incorrectamente es posible que el proyecto de consultoría no termine.

 

·         No se debe confundir la amistad con el trabajo, pues ello origina desviaciones que pueden terminar en malos resultados.

 

·         Es necesario cuando se presentan situaciones como las indicadas en el caso, que se evalué que acciones a tomar, en algunos casos es preferible dar por terminada la relación contractual e iniciar un nuevo proyecto de consultoría.

 

Giovanni Huanqui Canto

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